文書と言えば文書管理に触れない分けには行かないでしょう。国会でも文書管理の規則が問題になっています。この場合は文書の保存期間ですが、会社の場合も大抵は法律で定められています。経理関係・総務関係によって１年間の保存から永久的に保存しなければならない文書まで様々です。これは法律に従って保存すれば良い事です。
 (社)ビジネス機械・情報システム産業協会 ドキュメントマネージメントシステム部会 東洋経済新報社 2011-07-08
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この他に、会社ごとに取り決めがあり、通常文書管理規定のような規定を設けています。
現在は紙の文書もまだ管理が必要ですが、今ではコンピュータ上のファイル管理も大切な要素です。
個人のファイルでさえ、日々膨れ上がって、自分のコンピュータでは管理できないようになってきています。
最近は文書管理システムのサービスを利用したり、クラウドと呼ばれる外部のサーバーを利用したりする人が増えていると聞きます。
私も、色々な情報やファイルを一瞬にして無くした事があります。それも一度や二度ではありません。結構うっかりやってしまいます。
自分のミスだけではなく、最近はウイルスがコンピュータのデータを全部他のディレクトリに移動してしまった事もありました。
会社では、ファイル名を検索している最中に、一つづつ消えていくのを目の当たりにした事もありました。これも人から提供されたディスクにウイルスが入っていました。
特にコンピュータのデータ管理には高いスキルと知識が必要です。ある程度の会社では、コンピュータの知識とスキルがあることが出世の基本条件となると思っています。
私がコンピュータを始めた頃は、全体的な知識が必要でしたが、今では余りにも範囲が広すぎて、私の手には負えません。しかし、逆に専門化が進んでいて、目的を絞って勉強する事が、身に付ける方法なのかも知れません。
今回文書管理とテーマを絞っていますが、私が文書管理を仕事にしていた頃と違って、紙の文書を作成し、配布したり共有したり、保管して保存までの一貫的な流れを、コンピュータで行い、私が社外研修まで受けて得たファイリングシステムも化石のスキルと思われます。
しかし、電子化のシステムになっても、流れは今も昔も変わっていません。ただ、移動式の書庫が、幾つも必要ではなくなったのではないでしょうか。ペーパーレスと言われてから随分時間が過ぎました。
ですから、文書管理で必要な事は、コンピュータに依存するとして、文書を作るのは今のところ人間です。ＡＩ(人工知能)が取って代わる事も間近かも知れませんが、それでも文書の作成くらいは出来た方が良いでしょう。
基本だけ抑えて置けば良いと思います。
図の番号順に書く内容を示します。
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(1)整理のための記号 営-20180212-001など。
(2)作成年月日又は送付年月日
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(3) 相手先の会社名
(4)相手の肩書
(5)相手の名前
(6)敬称(様・殿)
(4)(5)がなく部署の場合は御中
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(7) 作成した会社名
(8) 作成者の肩書
(9) 作成者の氏名
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(10) 作成文書の表題
(11) 頭語(敬具など)
(12) 時効の挨拶など
(13) 本文
(14) 本文に添える文章
(15) 本文を終わる文章
(16) 結語(敬具など)
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(17)記(副題の場合もある)
(18)箇条書きで本文の詳細又は、参加要請の場合は、時・場所・その必要事項 (19)追伸など
(20)以上
これは、ビジネス文書の基本となる作法です。この事を知っているだけでも、悩みが減ります。
この文書は、Ａ４サイズで作ります。昔はＢサイズが一般的でしたが、民間では随分前からＡサイズに変わってきました。
このＡ４サイズを縦に使います。左横を２ｃｍほど開けます。右横は１.５ｃｍほど開ければ良いでしょう。これは、会社で統一した方が良いでしょう。
なぜ、左横を広めに取るかと言いますと、ファイリングしやすくするためです。右上に記号と年月日を書くのも、ファイリングした状態で探しやすくするためです。
このフォームは共有する事が『礼節』に適います。ここで個性を発揮してはいけません。読みづらく、探しづらいからです。定型化する事で『礼節』を表す事もあります。
後は、書く人の『礼節』のある文章にかかっています。